Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO darüber, welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 BDSG derzeit nicht vorliegen. Für alle datenschutzrechtlichen Anliegen erreichen Sie uns unter der vorstehenden Adresse.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• den Besuch unserer Website einschließlich Kontaktformularen und Cookies
• die Buchung von Terminen über unser Terminbuchungssystem
• die Kommunikation per E-Mail, Telefon, Messenger und über berufliche Netzwerke
• unsere geschäftliche Erstansprache (B2B-Akquise)
• die Anbahnung, Durchführung und Abrechnung unserer Dienstleistungen
• unsere Profile in sozialen Netzwerken

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden vornehmen, gilt ergänzend Ziffer 9.

3. Verarbeitete Daten und Zwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Anfragen zu beantworten, Termine zu vereinbaren und durchzuführen, Angebote zu erstellen, unsere Leistungen zu planen, zu erbringen und abzurechnen, den technischen Betrieb unserer Systeme sicherzustellen und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Verarbeitet werden dabei insbesondere folgende Datenkategorien:

• Bestandsdaten: Vor- und Nachname, Unternehmensname, Funktion oder Position
• Kontaktdaten: geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, Profil in beruflichen Netzwerken, Unternehmenswebsite
• Inhaltsdaten: Angaben aus Kontaktformularen, Terminbuchungen, Onboarding-Formularen sowie der Verlauf unserer Kommunikation
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Leistungsumfang, Vergütung, Zahlungsstatus
• Zugangsdaten und technische Informationen, die uns Kunden im Rahmen eines Projekts zur Verfügung stellen
• Nutzungs- und Metadaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL

Wir erheben keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO und fordern solche Daten auch nicht an.

4. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der folgenden Vorschriften:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, etwa bei Anfragen, Terminbuchungen, Angebotserstellung und Leistungserbringung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere bei der geschäftlichen Erstansprache, bei Follow-up-Kommunikation, bei der Dokumentation von Geschäftsvorgängen in unserem CRM sowie zur Sicherstellung von Betrieb und Sicherheit unserer Systeme
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG – bei ausdrücklicher Einwilligung, etwa für nicht notwendige Cookies oder den Empfang von Informations-E-Mails
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten

Unsere berechtigten Interessen bestehen in der Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen, für die unsere Leistungen sachlich relevant sein können, in der Nachvollziehbarkeit unserer geschäftlichen Kommunikation sowie in der Sicherheit unserer IT-Systeme.

5. Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen an den Server unseres Hosting-Anbieters, die dort in Logfiles gespeichert werden. Dies sind Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage sowie die IP-Adresse.

Die Verarbeitung erfolgt zur technisch fehlerfreien Bereitstellung und zur Sicherheit unserer Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Mit beiden Anbietern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt.

6. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Auf unserer Website setzen wir technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind. Rechtsgrundlage hierfür ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Darüber hinausgehende Cookies, insbesondere zu Analysezwecken, setzen wir ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Beim ersten Aufruf unserer Website können Sie über ein Auswahlbanner entscheiden, ob Sie nur notwendige Cookies zulassen oder der Analyse zustimmen. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

Marketing- und Werbe-Cookies, Tracking-Dienste Dritter, Social-Media-Pixel und Retargeting setzen wir nicht ein. Die Website ist auch ohne Analyse-Cookies vollständig nutzbar.

7. Kontaktaufnahme und Terminbuchung

Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch oder über einen Messenger kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Terminbuchung

Für die Buchung von Gesprächsterminen nutzen wir den Dienst Calendly der Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA. Bei einer Buchung werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmenswebsite, Ihre Antworten auf die Qualifikationsfragen sowie Datum und Uhrzeit des gewünschten Termins verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der Vereinbarung und Vorbereitung des Gesprächs und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Calendly besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln; Calendly LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Hierzu verweisen wir auf Ziffer 11.

Im Rahmen der Terminbuchung holen wir zusätzlich Ihre Einwilligung in die weitere Kontaktaufnahme ein. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

8. Geschäftliche Erstansprache (B2B-Akquise)

Wir sprechen ausschließlich Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler an. Privatpersonen kontaktieren wir nicht.

Für die Erstansprache verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen oder im geschäftlichen Kontext bereitgestellt wurden, insbesondere Name, Funktion, Unternehmen, geschäftliche Kontaktdaten sowie öffentlich einsehbare Profilangaben aus beruflichen Netzwerken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Ansprache von Unternehmen, für die unsere Leistungen nach objektiver Einschätzung sachlich relevant sein können.

Werden Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben, informieren wir Sie gemäß Art. 14 DSGVO spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme über die Verarbeitung und über die Quelle der Daten.

Nach einem Erstkontakt setzen wir die Kommunikation im sachlichen Zusammenhang fort, bis Sie widersprechen. Sobald ein Widerspruch bei uns eingeht, stellen wir jede weitere Kontaktaufnahme unverzüglich ein und nehmen die betreffenden Kontaktdaten in eine Sperrliste auf. Diese Sperrliste dient ausschließlich dazu, eine erneute Kontaktaufnahme zuverlässig zu verhindern; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

Für den Widerspruch genügt eine formlose Mitteilung in beliebiger Form, telefonisch, per E-Mail, per Nachricht oder schriftlich.

9. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Im Rahmen unseres KI-gestützten Vertriebsassistenten für berufliche Netzwerke verarbeiten wir personenbezogene Daten von Zielpersonen, die unsere Kunden festlegen. Verarbeitet werden dabei insbesondere Name, Funktion, Unternehmen, öffentlich einsehbare Profilangaben sowie der Verlauf der über den Assistenten geführten Nachrichten.

Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist insoweit der Kunde, nicht Silvara Systems. Wir werden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig; hierüber schließen wir mit jedem Kunden vor Beginn der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Betroffene Personen richten Auskunfts-, Lösch- und Widerspruchsverlangen bezüglich dieser Verarbeitung an den jeweils verantwortlichen Kunden. Erreicht uns ein solches Verlangen unmittelbar, leiten wir es unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und unterstützen ihn bei der Bearbeitung.

10. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eine Weitergabe zu Marketing- oder Werbezwecken, ein Verkauf von Daten sowie eine Übermittlung an Werbenetzwerke finden nicht statt.

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO besteht:

• Hosting und Domain: siehe Ziffer 5
• Terminbuchung: Calendly LLC, USA
• E-Mail, Kalender und Dateiablage: Google Ireland Limited, Irland
• Kundenverwaltung (CRM): Close (Elastic Inc.), USA
• interne Kommunikation: Slack Technologies Limited, Irland
• Messenger-Kommunikation mit Kunden: WhatsApp Ireland Limited, Irland
• Automatisierungs- und Workflow-Infrastruktur sowie technische Anbindung beruflicher Netzwerke: europäische Dienstleister mit Verarbeitung innerhalb der EU
• KI-Sprachmodell zur Erzeugung von Nachrichtentexten: Mistral AI SAS, Frankreich
• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe Ltd., Irland, sowie PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg
• Steuerberatung sowie gegebenenfalls Rechtsberatung und Inkassodienstleister im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben

Der Kreis der Empfänger kann sich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung finden Sie stets auf unserer Website.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Dies erfolgt entweder durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, insbesondere über eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, oder durch den Abschluss der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen.

Betroffen hiervon sind insbesondere Anbieter mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Trotz dieser Maßnahmen kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Behörden in Drittländern auf Grundlage dortiger Rechtsvorschriften auf Daten zugreifen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen Informationen zu den jeweils getroffenen Garantien zur Verfügung.

12. Einsatz von KI-Systemen

Zur Erstellung und Bearbeitung von Nachrichtentexten setzen wir KI-Sprachmodelle ein. Die übermittelten Inhalte werden vom jeweiligen Anbieter ausschließlich zur Erbringung der beauftragten Leistung verarbeitet und vertraglich nicht zum Training der Modelle verwendet.

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet im Sinne von Art. 22 DSGVO nicht statt. Über den Abschluss von Verträgen und den Inhalt von Angeboten entscheiden ausschließlich Menschen.

13. Soziale Netzwerke

Wir unterhalten Profile in beruflichen und sozialen Netzwerken, unter anderem bei LinkedIn und Instagram. Beim Besuch dieser Profile verarbeitet der jeweilige Anbieter personenbezogene Daten in eigener Verantwortung nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen, auf die wir keinen Einfluss haben.

Soweit wir über diese Profile Nachrichten erhalten oder Seitenstatistiken ausgewertet werden, sind wir gemeinsam mit dem jeweiligen Anbieter Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO. Die Einzelheiten dieser gemeinsamen Verantwortlichkeit ergeben sich aus den Vereinbarungen des jeweiligen Anbieters. Ihre Betroffenenrechte können Sie sowohl uns als auch dem jeweiligen Anbieter gegenüber geltend machen.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen gilt:

• Anfragen ohne anschließende Geschäftsbeziehung: Löschung spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt
• Kontaktdaten aus der Erstansprache: Löschung spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, bei Widerspruch unverzüglich
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Aufbewahrung für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie anschließend nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs bzw. zehn Jahren gemäß § 257 HGB und § 147 AO
• Daten aus einer Einwilligung: Löschung nach Widerruf, sofern keine andere Rechtsgrundlage besteht
• Sperrlisteneinträge: Speicherung für die Dauer, die zur Verhinderung erneuter Kontaktaufnahme erforderlich ist

Anstelle einer Löschung erfolgt eine Einschränkung der Verarbeitung, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

15. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an datenschutz@silvara-systems.de. Formvorgaben bestehen nicht.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Werden Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, haben Sie das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Widerspruch einzulegen; die Daten werden anschließend nicht mehr zu diesem Zweck verarbeitet.

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

17. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Angabe der zur Kontaktaufnahme und Vertragsdurchführung erforderlichen Daten können wir jedoch Anfragen nicht beantworten und keinen Vertrag mit Ihnen schließen oder durchführen.

18. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Hierzu zählen insbesondere eine verschlüsselte Übertragung über SSL/TLS, Passwortschutz und Zugriffsbeschränkungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, soweit vom jeweiligen Dienst unterstützt, eine Beschränkung des Zugriffs auf autorisierte Personen sowie regelmäßige Überprüfungen unserer Schutzmaßnahmen.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten oder der rechtlichen Rahmenbedingungen dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf unserer Website abrufbare Fassung.

Es gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).