Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Nachfolgend informieren wir Sie entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften über die Verarbeitung Ihrer Daten.

1. Verantwortlicher

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website, bei Kontaktaufnahme, bei Nutzung unseres Terminbuchungssystems sowie im Rahmen unserer B2B Dienstleistungen im Bereich KI Automatisierung und Prozessoptimierung.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für:

• unsere Website inklusive Kontaktformularen, Cookies und Tracking
• Terminbuchungen, zum Beispiel über Calendly oder vergleichbare Anbieter
• Kommunikation per E-Mail, Telefon und Messenger
• B2B Akquise, also Kaltakquise im Rahmen des berechtigten Interesses
• alle Dienstleistungen von Silvara Systems
• unsere Social Media Seiten
• interne Follow ups und Newsletter, sofern eingewilligt wurde

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

3. Erhobene Daten und Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten ausschließlich Daten, die wir benötigen, um:

• Anfragen zu beantworten
• Termine zu vereinbaren und durchzuführen
• Angebote zu erstellen
• Leistungen zu planen, zu implementieren oder abzurechnen
• technische Abläufe sicherzustellen
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen

Erhobene Daten können sein:

• Name und Vorname
• Unternehmensname
• geschäftliche Telefonnummer
• geschäftliche E-Mail-Adresse
• Website und relevante Unternehmensinformationen
• Angaben aus Kontaktformularen oder Terminbuchungen
• technische Logdaten wie die IP-Adresse, begrenzt und anonymisiert
• Daten, die Sie uns im Projekt freiwillig bereitstellen, etwa Zugänge oder API Keys

Wir verarbeiten keine Daten, die nicht zur Geschäftsabwicklung notwendig sind.

4. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung, zum Beispiel bei Terminbuchung oder Newsletter
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse bei seriöser B2B Kaltakquise

Unsere berechtigten Interessen umfassen:

• Kontaktaufnahme mit Unternehmen, für die unsere Leistungen objektiv relevant sein können
• Follow up Kommunikation, sofern nicht widersprochen wurde
• Qualitäts und Sicherheitsüberwachung unserer Systeme
• Nachweis unserer unternehmerischen Tätigkeit

Wir kontaktieren niemals Privatpersonen.

5. Terminbuchung

Bei der Buchung eines Erstgesprächs, beispielsweise über Calendly, werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmenswebsite
• Antworten auf Qualifikationsfragen
• Datum und Uhrzeit des gewünschten Termins

Zusätzlich wird eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt:

Ich willige ein, dass Silvara Systems mich im Rahmen der Terminvereinbarung und zur weiteren Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Messenger kontaktieren darf. Diese Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen.

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Terminvereinbarung, der Vorbereitung des Erstgesprächs sowie einer eventuellen späteren Kontaktaufnahme, sofern nicht widersprochen wurde. Alle Daten werden vertraulich behandelt.

6. B2B Kaltakquise

Silvara Systems betreibt ausschließlich geschäftliche Erstansprachen. Wir:

• rufen niemals Privatpersonen an
• führen keine telefonischen Verkaufsabschlüsse durch
• nutzen Telefonkontakt nur für Informationszwecke und Terminfindung
• verarbeiten nur öffentliche oder unternehmenseigene Kontaktinformationen

Mit Zustimmung zu einem Kennenlerngespräch gehen wir davon aus, dass eine weitere Kontaktaufnahme im sachlichen Zusammenhang zulässig ist, bis ein Widerspruch erfolgt. Sobald ein Widerspruch eingegangen ist, wird jede weitere Kontaktaufnahme sofort gestoppt.

7. Follow ups und Kommunikationswege

Wir kontaktieren Unternehmen nur über:

• Telefon
• E-Mail
• Messenger, zum Beispiel WhatsApp Business
• LinkedIn oder andere berufliche Netzwerke

Wenn jemand nicht mehr kontaktiert werden möchte, genügt ein einfacher Satz, schriftlich oder mündlich. Wir respektieren das sofort, die Nummer oder E-Mail-Adresse landet auf unserer Do Not Contact Liste und alle Kontaktversuche werden dauerhaft eingestellt.

Kein Kunde wird jemals belästigt, überredet oder gedrängt. Das entspricht unserem moralischen und ethischen Anspruch.

8. Weitergabe der Daten

Wir geben Daten niemals an Dritte weiter zu Zwecken von Marketing, Werbung, Profiling oder Verkauf.

Eine Weitergabe erfolgt nur:

• wenn Sie ausdrücklich zustimmen
• wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist
• an technische Dienstleister wie Hosting oder Calendly, die vertraglich DSGVO konform gebunden sind
• zur Zahlungsabwicklung, beispielsweise über PayPal, deren AGB separat gelten

Wir verkaufen keine Daten, wir handeln nicht mit Daten und wir übertragen nichts an Werbenetzwerke.

9. Hosting und technische Daten

Unsere Website wird technisch wie folgt betrieben:

Beide Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses gemäß Art. 28 DSGVO.

Unser Hosting Anbieter verarbeitet automatisch die IP-Adresse in gekürzter oder anonymisierter Form, Datum und Uhrzeit, den Browsertyp, den Zugriffsstatus und das Betriebssystem. Dies ist technisch notwendig und basiert auf berechtigtem Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server Log Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse.

10. Cookies

Wir verwenden notwendige Cookies für die Funktionalität der Website sowie Analyse Cookies, sofern Sie eingewilligt haben.

Wir verwenden keine Marketing Cookies, keine Werbe Cookies, keine Tracking Cookies für Dritte und keine Social Media Pixel oder Retargeting.

Beim Besuch erhalten Nutzer die Auswahl zwischen nur notwendigen Cookies, dem Erlauben der Analyse und dem Ablehnen. Die Seite ist auch ohne Analyse Cookies voll funktionsfähig.

11. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter:

• Passwortschutz und Zugriffsbeschränkungen
• verschlüsselte Übertragung über SSL und TLS
• sichere Datenspeicherung
• Zwei Faktor Authentifizierung, wo verfügbar
• Zugriff nur durch autorisierte Personen
• regelmäßige Sicherheitskontrollen

12. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung, also das Recht auf Vergessenwerden
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerruf erteilter Einwilligungen

Kontakt: datenschutz@silvara-systems.com

Ein Widerspruch kann telefonisch, per E-Mail oder schriftlich erfolgen. Wir verlangen keine Formvorgaben.

13. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten:

• sobald der Zweck entfällt
• auf ausdrücklichen Wunsch
• nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• unmittelbar nach Widerspruch
• sofern keine rechtlichen Verpflichtungen entgegenstehen

Daten aus Kaltakquise, Follow ups oder Terminbuchungen werden bei Widerspruch sofort gelöscht.

14. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an rechtliche oder technische Entwicklungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist immer auf unserer Website abrufbar.

15. Anwendbares Recht

Es gilt deutsches Datenschutzrecht.

Diese Datenschutzerklärung wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit übernehmen.

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an datenschutz@silvara-systems.com.